Gremiensitzungen in einer Post-Covid-Welt
Die Covid-19-Pandemie hat die Gesellschaft in vielerlei Hinsicht verändert, so auch unsere Arbeitsgewohnheiten und die Art und Weise, wie wir an unseren Arbeitsplätzen agieren. Anderthalb Jahre nach Ausbruch der Pandemie und trotz der laufenden Impfmaßnahmen haben einige dieser Veränderungen noch immer Bestand. Und was nun? In der Zeit nach der Pandemie, in der wir mit hybriden Arbeitsformen arbeiten werden, ist es wichtig, die richtigen Werkzeuge einzusetzen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit bei Vorständen, Aufsichtsräten und anderen Gremien zu gewährleisten.
Virtuelle Sitzungen werden sich durchsetzen
Als Reaktion auf die durch die Pandemie verursachten strengen örtlichen Beschränkungen und Schließungen, waren die Menschen gezwungen, in einem noch nie dagewesenen Ausmaß von zu Hause aus zu arbeiten. Und da sich die Pandemie ihrem Ende nähert, wird deutlich, dass Remote-Meetings mehr als nur eine vorübergehende Lösung sind. In der Tat scheinen viele Menschen diese Form der Besprechungen den Herkömmlichen vorzuziehen und wollen weiterhin von zu Hause aus arbeiten. Als Gründe nennen sie Vorteile, wie tägliche Kosteneinsparungen und die Möglichkeit, mehr Zeit mit Familienmitgliedern zu verbringen.
Laut einer kürzlich von PwC durchgeführten Studie gaben 70 % der 32.500 Teilnehmer an, dass sie eine Mischung aus Fern- und Präsenzarbeit wünschen. Auf die Frage, wie ihr ideales Arbeitsumfeld aussehen würde, erhielt das traditionelle Arbeitsumfeld von Angesicht zu Angesicht die niedrigste Zustimmung unter den verfügbaren Optionen. Da wir in die Zeit nach der Pandemie eintreten, setzen viele Arbeitgeber auf ein hybrides Arbeitsmodell und bieten ihren Mitarbeitern die Flexibilität, an einigen Tagen der Woche vom Homeoffice aus zu arbeiten. Es ist somit davon auszugehen, dass virtuelle Meetings auch in Zukunft eine große Rolle spielen werden.
Digitale Tools zunehmend wichtiger für die Zusammenarbeit
Die Nutzung digitaler Tools für die Zusammenarbeit hat in dieser Zeit einen enormen Aufschwung erlebt. Die neue Welle der Fernarbeit bedeutete, dass die Gremienmitglieder auf digitale Plattformen umsteigen mussten, um die Sitzungsteilnahme zu erleichtern und notwendige Verwaltungsfunktionen wie die Unterzeichnung von Dokumenten, die Abstimmung über wichtige Entscheidungen und die Verteilung sensibler Dokumente innerhalb der Gremien durchzuführen. In der oben erwähnten PwC-Studie gaben 80 % der Befragten an, dass sie zuversichtlich sind, dass sie sich an die neuen Technologien an ihrem Arbeitsplatz anpassen können. Auch hier ist der Trend eindeutig - digitale Tools für die Zusammenarbeit werden Schlüsselkomponenten für den hybriden Arbeitsplatz sein.
Gremien- insbesondere Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen sind besonders umfangreich und decken in der Regel einen großen Bereich ab. Virtuelle Diskussionen über unternehmensweite Themen, die allgemeine Geschäftsstrategie und die Führung der Organisation erfordern komplexe und zuverlässige Plattformen. Das TeamEngine Board Portal wurde speziell für die Zusammenarbeit in führenden Gremien entwickelt und hilft Ihnen, alle Dokumente an einem Ort zu bündeln, unabhängig davon, wo die Gremienmitglieder sich aufhalten. Die TeamEngine-Plattform bietet maximale Flexibilität für den hybriden Arbeitsplatz. Auf alle Portale kann jederzeit über das Web oder über die TeamEngine-app (auch offline) zugegriffen werden.
Erhöhte Anforderungen an die Informationssicherheit
Die Nutzung von cloud-basierten Diensten kann kritisch sein, wenn man nicht weiß, wo die Informationen gespeichert werden. Eine häufige Sorge, wenn physische Meetings durch Virtuelle ersetzt werden, ist das Risiko unerwünschter Cyberangriffe. Dies sind berechtigte Sorgen. Mit der Fernarbeit steigt auch der Bedarf an Informationssicherheit. Bei der Überlassung sensibler Daten an Softwareunternehmen ist es wichtig darauf zu achten, dass der Softwareanbieter über ein externes Prüfzertifikat verfügt, um sicherzustellen, dass die angebotene Anwendung internationalen Sicherheitsstandards entspricht.
TeamEngine ist nach ISO 27001 zertifiziert und bei der Entwicklung unserer Kollaborationssoftware steht die Informationssicherheit im Mittelpunkt. Alle Portaldaten werden mit modernster Kryptographie gemäß den neuesten Empfehlungen der Sicherheitsbranche verschlüsselt, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihre persönlichen Daten in die falschen Hände geraten. Ihre Gremien-Administratoren können problemlos Mitglieder hinzufügen oder entfernen und die Einstellungen für die Nutzer anpassen, um festzulegen, welche Gremien-Mitglieder welchen Zugriff auf Module und Materialien haben.
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