Styrelseprotokoll
Styrelseprotokoll från styrelsemöten i aktiebolag är viktiga av flera olika skäl. Inte minst för att styrelsen, även kommande styrelser, ska kunna gå tillbaka och se vilka beslut som fattats och varför. Protokollen behövs när en revisor ska granska styrelsens arbete och är också av betydelse för investerare i företaget. Vid en eventuell försäljning kan företagets värde öka om kritiska handlingar och beslut kan styrkas.
Vad måste då ett styrelseprotokoll innehålla? De enda krav som aktiebolagslagen tar upp är att de beslut som fattats ska framgå samt att deltagare och datum för mötet protokollförs. Styrelseprotokollen måste också signeras av styrelseordföranden, eventuell sekreterare och justerare. Utöver detta står det protokollföraren fritt att utforma protokollen som hen önskar.
Ett styrelseprotokoll är ingen offentlig handling. Styrelseledamöter och revisor får lov att ta del av alla protokoll, dock varken medlemmar eller utomstående. Styrelseprotokollen ska skapas i nummerordning och förvaras på ett säkert sätt. Mer tydlig än så är inte lagen i frågan, men syftet är att skydda protokollen mot manipulation.
I vår Styrelseportal finns ett flöde för hantering av bland annat styrelseprotokoll, där man som behörig användare kan lämna kommenterar i protokollet, skicka det till redigeraren och sedan signera med e-signering när styrelseprotokollet är klart. Enkelt, smidigt och säkert. Varje TeamEngine-portal har en egen databas som säkerhetskopieras dagligen och all data krypteras. Vi är certifierade enligt ISO 27001, vilken är den vanligast använda standarden för ledningssystemet vad gäller informationssäkerhet.
Protokoll över styrelsemöte i förening
Protokoll över ett styrelsemöte i en förening finns inte med som tvång i Föreningslagen. Däremot står det att föreningen måste skriva protokoll under sina möten, uttryckligen föreningsmöten. Det står också att styrelsen ska sköta föreningen omsorgsfullt, vilket sammantaget kan tolkas som att protokoll bör föras i en förening oavsett mötesform.
Precis som för aktiebolag är protokoll från styrelsemöten i föreningar inte offentliga – om inte föreningen beslutar att publicera dem. Medlemmarna i en förening har rätt att ta del av protokollet från föreningens möten. Det är också själva syftet med att föra protokoll i en förening: att göra det lättare för medlemmarna att se vad som har beslutats av styrelsen. Denna kunskapsdelning och insikt underlättar styrelsens arbete i föreningen.
I vår Styrelseportal kan styrelseledamöter och medlemmar i en förening tilldelas anpassad behörighet. Denna avgör vad användarna får lov att se och göra. Därtill är portalen modulbaserad, vilket gör det möjligt för varje verksamhet att anpassa struktur efter behov. En förening behöver exempelvis inte samma funktioner som ett aktiebolag, även om det grundläggande i styrelsernas arbeten liknar varandra.
Skriva protokoll under ett styrelsemöte
Att skriva protokoll under ett styrelsemöte är en konstform i sig. Med datorns hjälp har det blivit lättare att föra noteringar i realtid.
Styrelseprotokoll ska dokumentera vad för slags möte det är, datum för mötet, närvarande ledamöter samt de beslut som fattas. Det ska också innehålla:
- val av ordförande
- eventuellt val av justerare
- underskrift av ordförande (och justerare)
Själva språkbruket i ett styrelseprotokoll bör vara rakt och enkelt. Protokollet ska skrivas i presens på ett modernt, lättillgängligt sätt – undvik exempelvis att börja en mening med ett predikat så som man skrev styrelseprotokoll förr i tiden (”Beslöt stämman att …” kontra nutida ”Stämman beslutar att …”) . Var dock inte rädd för att upprepa fraser och ord, protokollskrivning är inget annat än en redovisning.
Styrelseprotokollet ska indelas i paragrafer/punkter med bara ett beslut per paragraf/punkt. Beslut som hör samman, exempelvis dem om arvoden, går bra att ha som undantag. Då kan det vara lämpligt att i en paragraf/punkt ta med uppgifter om beslutade arvoden med tillhörande beslutsformulering i slutet. Om en fråga bordläggs bör denna skrivas ner under marginalrubriken för att lättare tas upp till ny behandling under nästa möte.
Digital signering av protokoll
Digital signering av styrelseprotokoll med BankID är godkänt av aktiebolagslagen. Ordföranden ska alltid signera styrelseprotokollet, och finns en justerare gäller samma sak för denna person. Om styrelsen har tillsatt en särskild protokollförare eller sekreterare ska denna självfallet också skriva på. Det är vanligt att styrelseprotokoll har tre underskrifter. Dock behövs ingen sekreterare enligt lagen, ibland skriver ordföranden själv protokollet och då blir det bara två underskrifter.
I vår Styrelseportal kan Mobilt BankID användas vid e-signering av olika dokument, bland annat styrelseprotokoll. På så sätt blir processen med protokoll både smidigare och säkrare. Dessutom leder det till att man spar tid och att information kan spridas snabbare till alla berörda parter.
Ladda ner artikeln