Styrelsemöte
Styrelsemöten i aktiebolag ska enligt aktiebolagslagen äga rum regelbundet, dock minst en gång per år. När det gäller föreningar avgörs frekvensen på styrelsemötena av föreningens storlek samt hur mycket av föreningsarbetet som utförs av styrelseledamöterna själva. Vanligt är att styrelsen i en förening ses 6-12 gånger om året.
I aktiebolag deltar styrelseledamöter, styrelseordförande och suppleanter som ersätter ordinarie ledamöter. För att styrelsen ska vara beslutför måste fler än hälften av ledamöterna vara med – bolagets bolagsordning kan stadga att antalet ledamöter ska vara högre. VD:n har ingen rösträtt, däremot närvarorätt samt rätt att yttra sig. Vid vissa specifika möten kan styrelsen bestämma att VD:n inte får närvara. Till styrelsemöten kan också anställda, aktieägare, redovisningskonsulter och andra gäster bjudas in för att exempelvis bidra med kunskap i olika frågor.
Under styrelsemöten behandlas ärenden som ligger utanför det operativa arbetet, exempelvis uppföljning av ekonomin, affärsverksamhetens inriktning och köp eller försäljning av bolag. Inför ett styrelsemöte måste samtliga av styrelsens ledamöter ha fått tillfälle att ta del av beredningen av ärendet. De ska också getts tillräckligt med underlag för att kunna bilda sig en uppfattning.
Med hjälp av vår Styrelseportal kan man hantera allt som rör ett bolags styrelsemöte, även när det gäller att distribuera dokument och annat material inför dem. Det går att lägga upp en agenda till styrelsemötet samt koppla de bilagor som hänger samman med varje punkt. När detta är gjort genereras en mötesbok som ledamöterna får tillgång till och kan använda på olika sätt, bland annat för egna anteckningar i varje dokument.
Gemensamt för alla styrelsemöten, oavsett verksamhetsform, är att man för ett styrelseprotokoll. Detta justeras av ordföranden, vanligtvis också av en justerare och eventuell sekreterare. I Styrelseportalen kan man hantera signeringen av ett protokoll på ett säkert och snabbt sätt. När ett protokoll finns färdigt för granskning får personerna i styrelsen ett meddelande, sedan kan de lätt signera med Mobilt BankID.
Kallelse till styrelsemöte i aktiebolag
En kallelse till styrelsemöte är i praktiken en inbjudan. Styrelsens ordförande ansvarar för att dessa skickas ut, att mötena äger rum och att de sköts i enlighet med lagen. Kallelsen ska också skickas på det sätt som beslutats i bolagsordningen. En styrelseledamot eller en VD kan också begära att ordföranden kallar till styrelsemöte.
Det finns inga bestämmelser kring hur en kallelse till styrelsemöte ska se ut. Styrelseordföranden får själv lov att ta fram en mall för detta. Viktigt dock är att det tydligt framgår att det är en kallelse samt var och när mötet äger rum. När en kallelse är upprättad kan den godkännas av styrelseordföranden för utskick. I vår Styrelseportal finns användarvänliga funktioner för att snabbt och lätt hitta tid för möten. När datum bestämts kan man smidigt skicka ut kallelser från portalens kalender.
Agenda/dagordning för styrelsemöte
Agenda/dagordning för ett styrelsemöte är det viktigaste verktyget när det gäller att få struktur på mötet. Vanligt är att bolaget sätter dagordningen, beslutar vad som ska tas upp och i vilken ordning. Därefter får ordföranden godkänna förslaget. Det brukar i regel vara ett gemensamt ansvar att skapa en gynnsam plats för kunskapsutbyte och företagsamhet. Agendan/dagordningen för ett styrelsemöte brukar se ut såhär:
- mötet öppnas
- alla närvarande noteras
- val av justerare
- godkännande av dagordning
- genomgång av senaste mötesprotokollet
- mötesfrågor
- övriga frågor
- mötet avslutas
I vår Styrelseportal kan man på ett enkelt och säkert sätt hålla styrelsemöten online. Vi använder oss av modern kryptografi, som krypterar all in- och utgående trafik från vår plattform, och är certifierade enligt ISO 27001. För att effektivisera bolagets rullande styrelsemöten blir det också alltmer populärt att utföra pulsmätningar, utöver årliga styrelseutvärderingar. I vår Survey Manager finns en färdig mall, för styrelseutvärdering som går att anpassa efter eget behov. När man gjort ett antal undersökningar kan man jämföra resultaten, identifiera förändringar och snabbare åtgärda eventuella problem.
Ladda ner artikeln